Como superar os desafios da implementação do SAP S/4HANA

A tecnologia e os dados têm transformado negócios de todos os segmentos e até 2025 eles farão parte de praticamente todas as decisões, interações e processos nas empresas segundo o relatório “The data-driven enterprise of 2025”, da consultoria McKinsey. 

Neste contexto, um dos principais ganhos para as empresas foi o surgimento dos chamados ERPs (Enterprise Resources Planning), que quebram as barreiras dos silos organizacionais e proporcionam uma maior integração entre áreas e otimização de processos.

Atualmente, existem diferentes modelos de ERP no mercado, sendo a líder mundial em tecnologia SAP a responsável por nos apresentar a plataforma mais moderna e avançada neste sentido, chamada de  SAP S/4HANA.

Lançado em 2015, o SAP S/4HANA é considerado como “a próxima geração do ERP”, por apresentar uma evolução significativa quando comparada aos ERPs tradicionais. A implementação do SAP S/4HANA traz benefícios imensuráveis no dia a dia de negócios de médio e grande porte, mas requer diversos desafios a serem superados.

Entenda por que a sua empresa deve investir neste software e de que forma se preparar para esta verdadeira transformação digital. 

Por que implementar o SAP S/4HANA?

O SAP S/HANA é a versão mais rápida e moderna de um ERP disponível hoje no mercado. Ele apresenta inúmeras vantagens em relação a outros ERPs mais tradicionais, como o ECC, associadas à sua arquitetura inovadora, capacidades de processamento em tempo real e integração com tecnologias emergentes. 

De forma geral, a principal vantagem da implementação do SAP S/4HANA diz respeito à usabilidade do sistema, que traz benefícios como agilidade empresarial, experiência do usuário aprimorada, redução de erros manuais e suporte à transformação digital. 

Sua plataforma é flexível e ágil, o que permite que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças do mercado e tomem decisões mais imediatas, baseadas em informações atualizadas. 

Além disso, o SAP S/4HANA foi projetado para oferecer uma interface mais intuitiva, moderna e personalizável. Isso facilita a interação de funcionários de diversos setores com o sistema, o que impacta também na sua satisfação e produtividade. 

E, já que estamos falando de pessoas, uma outra vantagem fundamental da implementação do SAP S/4HANA é poder tornar a sua equipe menos operacional e mais estratégica. 

Sabe-se que, muitas vezes, a não automatização de processos resulta em erros manuais que podem custar muito caro, especialmente se essas atividades estiverem relacionadas à entrega de obrigações fiscais e tributárias ou outras burocracias que envolvem contextos externos, como legislações ou normas.

Com a automação de processos e a eliminação de tarefas manuais, o SAP S/4HANA ajuda a reduzir erros humanos, melhorando a precisão e a confiabilidade das operações empresariais. Isso resulta em uma redução do tempo que o seu time dedica às tarefas operacionais e mais foco no que realmente é estratégico e traz resultados para sua empresa. 

Outro ponto importante a ser observado ao considerar a implementação do SAP S/4HANA é a descontinuação do SAP ECC, anunciada para ocorrer nos próximos anos. Os clientes atuais do SAP ECC devem estar atentos, pois com o aumento da demanda de projetos de migração, a disponibilidade de mão de obra de qualidade ficará cada vez mais escassa à medida que o prazo final de manutenção do SAP ECC se aproxima. 

Apesar de a descontinuação estar prevista somente para 2025 e 2027 (a depender da versão do cliente), está confirmado que isso vai acontecer. Então, quanto antes a sua empresa optar por um software independente, mais rápido ela vai se adaptar às novas demandas tecnológicas.

Quais são os desafios da implementação do SAP S/4HANA?

A implementação do SAP S/4HANA é uma jornada complexa que exige envolvimento de todas as áreas da empresa. Superar os desafios técnicos, organizacionais e culturais requer planejamento cuidadoso, envolvimento de todas as partes interessadas e uma liderança forte.

Ao enfrentar esses desafios de maneira proativa, as empresas podem maximizar os benefícios do SAP S/4HANA e posicionar-se estrategicamente para a era da transformação digital.

Veja abaixo os principais desafios em cada uma das áreas e como se preparar para a implementação do SAP S/4HANA nestes cenários. 

Desafios técnicos

A implementação do SAP S/4HANA traz consigo uma série de desafios técnicos que demandam uma abordagem cuidadosa e expertise em TI. Mesmo que este ERP concentre a maior parte das suas funcionalidades dentro de módulos integrados, seu funcionamento depende de várias integrações com outros sistemas da empresa. Um dos principais pontos de atenção para a conversão é a carga de dados do sistema legado para o S/4HANA.

Outro dos temas mais importantes na implementação do SAP S/4HANA são as integrações que, quando mal executadas ou planejadas, podem comprometer todo o sucesso da operação. Para executá-la  sem comprometimentos, é extremamente importante considerar os seguintes passos:

• Ter um time multifuncional especializado em integrações para desenvolver esta frente do projeto: preveja a interlocução entre o time de implementação SAP e especialistas dos outros sistemas envolvidos;
• Atenção à qualidade dos dados trafegados entre os sistemas: uma mesma informação pode ser tratada de formas diferentes pelos sistemas de origem e destino. Entenda a necessidade de transformá-los, faça tabelas de tradução da informação e enderece a manutenção permanente da mesma;
• Implementar recursos de monitoramento: estabeleça qual será a forma e as ferramentas de controle do funcionamento das integrações. Facilite ou automatize o trabalho de identificar se a interface foi executada com sucesso ou com erro, e quais os registros afetados por cada tipo de falha.

Desafios organizacionais

A implementação do SAP S/4HANA não é apenas uma transição tecnológica, é uma mudança organizacional significativa que pode impactar profundamente a estrutura e os processos internos.

 Um dos desafios organizacionais mais comuns é a resistência à mudança por parte dos funcionários. A introdução de uma nova interface, como o SAP Fiori, e a necessidade de adaptar-se a novos fluxos de trabalho podem gerar desconforto e resistência.

Uma boa gestão de mudança organizacional não só prepara as pessoas para trabalharem de uma nova forma, mas também aprova os novos procedimentos de trabalho perante os requisitos de governança corporativa da empresa.

A gestão de projetos também é um ponto crítico. A implementação do SAP S/4HANA exige uma liderança forte e uma equipe altamente qualificada para coordenar todas as fases do projeto.

 A falta de alinhamento entre as diferentes áreas da empresa pode levar a atrasos e problemas de comunicação que impactam negativamente o cronograma e o orçamento. 

Algumas dicas para minimizar os desafios organizacionais são mapear todos os processos impactados pela implementação do SAP S/4HANA, preparar ações de engajamento para manter o time motivado, usar técnicas pedagógicas para aplicar treinamentos e usar os canais já existentes na empresa para divulgação dos resultados.

Desafios culturais

Os desafios culturais durante a implementação do SAP S/4HANA estão muitas vezes relacionados à mudança na mentalidade organizacional. 

Uma cultura arraigada em processos tradicionais pode resistir à agilidade e à flexibilidade introduzidas pelo SAP S/4HANA. A colaboração interdepartamental é crucial, mas as estruturas hierárquicas rígidas podem dificultar a comunicação eficaz.

A falta de compreensão e familiaridade com as capacidades avançadas do SAP S/4HANA também podem representar um desafio cultural. A empresa precisa investir em treinamentos abrangentes para garantir que os funcionários estejam aptos a aproveitar ao máximo as funcionalidades do novo sistema.

Ferramentas e recursos para ajudar na implementação do SAP S/4HANA

A implementação do SAP S/4HANA não é apenas uma atualização de sistema; é uma oportunidade para redefinir e otimizar processos, impulsionando a inovação e a eficiência operacional. 

Uma boa dica para minimizar ruídos e possíveis complicações neste processo, capaz de mudar toda uma estrutura organizacional,  é utilizar outras ferramentas e recursos como aliadas.

Software de planejamento e gerenciamento de projetos

Ao adotar um software de gerenciamento de projetos, as organizações podem otimizar o processo de implementação do SAP S/4HANA, garantindo eficiência, colaboração eficaz e alinhamento contínuo com os objetivos do projeto. Escolher a ferramenta certa e integrá-la de maneira eficaz ao processo geral pode resultar em uma implementação mais suave e bem-sucedida.

As plataformas de gerenciamento de projetos facilitam a comunicação e colaboração entre as equipes. Isso é essencial para manter todas as partes interessadas informadas sobre o progresso do projeto, mudanças nos requisitos e questões identificadas durante a implementação.

Elas também ajudam na coleta e análise de requisitos específicos para a implementação do SAP S/4HANA. Esses requisitos podem incluir integrações com sistemas existentes, personalizações necessárias e demandas específicas de cada departamento. 

Assim, você também pode criar um plano detalhado, identificando tarefas, responsabilidades e marcos-chave para facilitar a definição de metas claras, prazos realistas e a alocação eficiente de recursos.

Outra vantagem considerável de um software de gestão de projetos é no que diz respeito à gestão de riscos: identificá-los e gerenciá-los é parte crítica do processo de implementação do SAP S/4HANA. Ele permite que os gerentes de projeto identifiquem, avaliem e planejem respostas para os riscos potenciais, minimizando assim impactos negativos.

Software de crescimento

Os softwares de crescimento proporcionam uma base sólida para a expansão e evolução contínua das operações empresariais. Eles são projetados para oferecer suporte à escalabilidade, flexibilidade e inovação, permitindo que as organizações cresçam de maneira eficiente e se adaptem às demandas do ambiente de negócios em constante mudança.

Softwares de crescimento são essenciais para otimizar processos e recursos, garantindo que a infraestrutura tecnológica esteja pronta para lidar com expansões futuras. Eles fornecem ferramentas e recursos para gerenciar efetivamente o aumento de volumes de dados, transações e usuários à medida que a empresa cresce.

Além disso, esses softwares oferecem funcionalidades que promovem a inovação e a adaptação às últimas tendências tecnológicas. Eles podem incluir recursos como análise avançada, inteligência artificial, automação de processos e integração com tecnologias emergentes, permitindo que as empresas permaneçam competitivas em um cenário de negócios em constante evolução.

Outro aspecto crucial dos softwares de crescimento é a capacidade de se integrarem perfeitamente ao SAP S/4HANA, garantindo uma sincronia eficaz entre as operações e as metas estratégicas de expansão. Isso contribui para uma implementação mais completa, preparando a empresa não apenas para o presente, mas também para o futuro.

Nesse sentido, o SAP Signavio é uma ferramenta poderosa e pode ser uma grande aliada do S/4HANA para empresas que buscam aprimorar ainda mais a otimização de processos empresariais. O SAP Signavio conta com recursos avançados de modelagem e análise que possibilitam que as organizações mapeiem seus processos de ponta a ponta, compreendendo melhor as interconexões e colaborando de maneira eficaz para implementar melhorias. 

Portanto, a inclusão de softwares de crescimento é uma estratégia vital para garantir que a implementação do SAP S/4HANA não seja apenas uma solução imediata, mas sim um investimento que ofereça suporte à expansão sustentável e à evolução contínua da organização. 

Serviços de consultoria e implementação

Os serviços de consultoria e implementação são fundamentais para garantir o sucesso do projeto de implementação do SAP S/4HANA por oferecerem orientação personalizada e suporte técnico.

Profissionais altamente treinados e especializados em SAP S/4HANA, encontrados em empresas de consultoria como a Cast group, trazem uma experiência valiosa para entender os requisitos específicos em que o seu negócio se encontra. Essa experiência é essencial para identificar oportunidades de otimização, superar desafios técnicos e garantir uma implementação eficiente e bem-sucedida.

Os consultores auxiliam na elaboração de um plano estratégico detalhado para a implementação, definindo metas claras, identificando riscos potenciais e criando um cronograma realista. 

Além disso, desempenham um papel crucial na gestão das mudanças associadas à implementação, ajudando a mitigar resistências, treinar equipes e garantir uma transição suave. São responsáveis pela configuração adequada do SAP S/4HANA, incluindo personalizações específicas para atender às necessidades únicas da organização.

Os serviços de consultoria realizam testes extensivos antes da implementação total, validando a estabilidade e a eficácia do sistema, e fornecem treinamento abrangente para a equipe de usuários-chave, assegurando que estejam totalmente preparados para utilizar as funcionalidades do SAP S/4HANA.

Seu papel continua sendo importante mesmo após a implementação do novo software, pois oferecem suporte contínuo, fazendo ajustes conforme necessário, e garantindo que o sistema continue a atender às necessidades em constante evolução da empresa.

Superar os desafios da implementação do SAP S/4HANA é uma jornada que exige cuidado, planejamento estratégico e parcerias sólidas. Ao abordar desafios técnicos, organizacionais e culturais de maneira proativa, as organizações podem transformar obstáculos em oportunidades de aprimoramento. 

A colaboração com serviços de consultoria especializados, juntamente com a adoção de softwares de crescimento, são peças fundamentais para o sucesso desta transição.

A implementação do SAP S/4HANA não é apenas uma atualização de sistema; é uma oportunidade para redefinir e otimizar processos, impulsionando a inovação e a eficiência operacional. 

Ao investir na capacitação da equipe, na compreensão profunda dos processos de negócios e na flexibilidade para a adaptação contínua, as organizações estarão preparadas não apenas para enfrentar os desafios imediatos, mas também para prosperar em um ambiente de negócios em constante evolução.

A chave para o sucesso está na abordagem proativa, na colaboração eficaz e na disposição para aprender ao longo do processo. Com resiliência, comprometimento e uma visão clara dos objetivos, as organizações podem não apenas superar os desafios da implementação do SAP S/4HANA, mas também colher os benefícios de uma transformação digital bem-sucedida.

O futuro já chegou, e a implementação do SAP S/4HANA é o caminho para uma operação empresarial mais eficiente, ágil e preparada para os desafios do mundo moderno.